Vereniging voor Penningkunst

 

PRIVACY REGLEMENT per 25 mei 2018 

Met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dient elk lid persoonlijk akkoord te gaan met dit reglement dat uitlegt welke persoonlijke informatie VPK van de leden bewaart en waarom. Het akkoord van elk lid is de wettelijke grondslag op basis waarvan de persoonlijke informatie van dat lid conform dit reglement bewaard mag worden. 

Welke persoonlijke informatie de VPK bewaart 

1. De VPK houdt een digitaal bestand bij waarin opgenomen naam, aanspreektitel, postadres, telefoonnummer(s), emailadres, datum van ingang lidmaatschap, geboortedatum en een voor ons relevante aanduiding zoals 'kunstenaar'.

2. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt de datum van uitschrijven bij de betreffende gegevens vermeld; zodoende ligt de lidmaatschapsduur vast. 

3. Na beëindiging van het lidmaatschap worden naam, postadres, telefoonnummer en emailadres overgebracht naar het ledenarchief; deze gegevens maken dan geen deel meer uit van het ledenbestand, maar van het VPK-archief. 

4. De financiële gegevens in de boekhouding, met daarin de persoonlijke informatie inclusief bankrekeningnummer van leden, bijvoorbeeld door contributiebetaling, worden na beëindiging van het lidmaatschap niet gearchiveerd. 

Waartoe deze persoonlijke informatie dient 

5. De persoonlijke gegevens worden gebruikt voor correcte communicatie met leden (zoals uitnodigingen voor ledenbijeenkomsten en andere voor leden relevant geachte aankondigingen). Daarnaast gebruiken we de gegevens voor het innen van de contributie, en andere uit de normale administratie van een vereniging voortvloeiende taken. 

Wie toegang heeft tot de informatie 

6. Het ledenbestand wordt bijgehouden door de secretaris en de financiële administratie door de penningmeester. 

7. Het ledenarchief wordt bijgehouden door de secretaris. 

8. Alleen bestuursleden in functie hebben via medewerking van de secretaris toegang tot de gegevens. 

9. Uit hoofde van hun controlefunctie hebben via de penningmeester toegang tot de boekhouding: de leden van de kascommissie en mogelijk een belastingconsulent, accountant en/of belastinginspecteur. 

10. Naam, aanspreektitel en adres van de leden worden ten behoeve van het verzenden van publicaties gedeeld met een beperkt aantal daartoe door het bestuur aangewezen personen of rechtspersonen (bijvoorbeeld de hoofdredacteur van De Beeldenaar). De persoonlijke gegevens van leden worden niet verstrekt aan andere personen of rechtspersonen (bij voorbeeld commerciële of niet-commerciële organisaties). 

Bewaarbeleid

11. De persoonlijke gegevens van de leden blijven gedurende het lidmaatschap in het ledenbestand bewaard. 

12. Zodra een lid het lidmaatschap opzegt zullen de persoonlijke gegevens, aangevuld met de uitschrijfdatum, in het ledenarchief worden bewaard. Daarvoor geldt geen einddatum, tenzij het uittredende lid of wettelijke vertegenwoordiger daarvan/directe nabestaande van een overleden lid daartegen uitdrukkelijk bezwaar maakt (zie punt 19). 

13. In de financiële administratie zullen de betaalgegevens van (uitgetreden) leden conform bewaartermijnen voorgeschreven door Nederlandse wetgeving bewaard blijven. 

Overig

14. In het foto-archief worden opnames van genootschapsbijeenkomsten en andere activiteiten, inclusief derhalve beelden van leden, bewaard. Deze worden zo nodig voor verenigingsdoeleinden gepubliceerd, tenzij een lid zich daar uitdrukkelijk tegen verzet. 

Intrekken van de toestemming tot het bewaren en/of gebruiken van gegevens 

15. Op schriftelijk verzoek van een lid zal zijn/haar naam niet worden vastgelegd in de notulen. 

16. Op schriftelijk verzoek van een lid zal zijn/haar beeld niet worden gebruikt voor publicaties. 

17. Op schriftelijk verzoek van het uittredende lid of wettelijke vertegenwoordiger daarvan/ directe nabestaande van een overleden lid worden naam, adres-, e-mail- en telefoongegevens dadelijk uit het ledenarchief verwijderd. De duur van het lidmaatschap zal anoniem in het ledenarchief bewaard blijven om de geschiedenis en de ontwikkeling van het ledenbestand te kunnen blijven volgen. 

18. Op schriftelijk verzoek van een lid verstrekt de secretaris een overzicht van zijn/haar in het ledenbestand vastgelegde persoonlijke gegevens. 

 

Dit Privacy Reglement wordt gepubliceerd op het openbare deel van de website penningkunst.nl